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Dienstwagen-Ladestrom erstatten: Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Seit 2026 gibt es keine Monatspauschale mehr für das Heimladen des Dienstwagens. Welche Nachweise Arbeitgeber einfordern sollten, wie ein sauberer Prozess aussieht und welche Fehler typisch sind.

Steuern & Recht6 Min. Lesezeit10. Oktober 2026Patrick Jerominek

Was sich für Arbeitgeber 2026 geändert hat

Dieser Leitfaden richtet sich an Arbeitgeber, Personalabteilungen, Lohnbüros und Fuhrparkverantwortliche, die ihren Mitarbeitern den Strom für das Laden des Dienstwagens zu Hause erstatten. Die Regeln selbst erklärt unser Grundlagenartikel Firmenwagen zuhause laden: Pauschale weg ab 2026. Hier geht es um die Frage, wie Sie die Erstattung im Unternehmen organisieren.

Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 (IV C 5 - S 2334/00087/014/013). Die Erstattung bleibt steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG. Geändert hat sich die Berechnung:

  • Bis 2025 durften Sie monatliche Pauschalen erstatten. Sie sind letztmals für Lohnzahlungszeiträume anzuwenden, die vor dem 1. Januar 2026 enden.
  • Seit dem 1. Januar 2026 gilt: nachgewiesene Menge mal Strompreis. Die Menge muss per gesondertem Zähler gemessen sein. Als Preis wird entweder der Tarif des Mitarbeiters (inklusive anteiligem Grundpreis) oder die Strompreispauschale angesetzt. Für 2026 beträgt sie 34 Cent je kWh. Maßgeblich ist der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Gesamtdurchschnittsstrompreis für private Haushalte des 1. Halbjahres des Vorjahres, auf volle Cent abgerundet; die Regel gilt bis zum 31. Dezember 2030 (Rn. 30).

Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Aus einem festen Monatsbetrag ohne Nachweis wird eine Erstattung, die Sie jeden Monat auf Basis von Unterlagen des Mitarbeiters berechnen.

Welche Nachweise Sie von Mitarbeitern einfordern sollten

Damit die Erstattung nachvollziehbar ist, brauchen Sie von jedem Mitarbeiter mit Heimladung folgende Angaben.

1. Einen gesonderten Zähler

Die geladene Menge muss aus einem gesonderten stationären oder mobilen Stromzähler stammen. Das BMF-Schreiben nennt ausdrücklich wallbox- oder fahrzeuginterne Zähler (Rn. 27). Eine Eichung oder MID-Konformität verlangt das Schreiben nicht. Ob Sie das zusätzlich fordern, ist eine Entscheidung Ihres Unternehmens.

2. Die geladenen kWh je Ladung

Lassen Sie sich die Ladungen einzeln geben, nicht nur eine Monatssumme. Die Mengen müssen aus dem Zähler stammen; Schätzungen reichen nicht.

3. Den Preis: Tarif oder Strompreispauschale

  • Tarif: Maßgeblich ist der Vertrag mit dem Stromanbieter. Neben dem Arbeitspreis ist der Grundpreis anteilig zu berücksichtigen. Bei dynamischen Tarifen dürfen die durchschnittlichen monatlichen Kosten je kWh samt anteiligem Grundpreis angesetzt werden. Ein Eigenbeleg über den Strompreis ist nicht zulässig (Rn. 28). Fordern Sie also den Vertrag mit dem Stromanbieter an.
  • Strompreispauschale: Statt des Tarifs kann der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Durchschnittsstrompreis für private Haushalte angesetzt werden, für 2026 34 Cent je kWh (Rn. 30). Sie deckt sämtliche Stromkosten der häuslichen Ladevorrichtung ab, auch den Grundpreis. Ein Stromvertrag als Preisnachweis ist dann nicht nötig, die gemessene Menge aber weiterhin.

Hat der Mitarbeiter eine Photovoltaik-Anlage, darf trotzdem der Haushaltstarif des Stromanbieters angesetzt werden, samt anteiligem Grundpreis (Rn. 29). Die Strompreispauschale gilt auch in diesem Fall.

4. Die Grundlage für den Grundpreis-Anteil

Wird nach Tarif abgerechnet, brauchen Sie den Grundpreis aus dem Vertrag und eine Grundlage für die Aufteilung. Das BMF-Schreiben legt nicht fest, wie der Anteil zu bilden ist. Welche Methode Sie akzeptieren, sollten Sie einheitlich regeln.

5. Die Trennung von Dienstwagen und Privatfahrzeugen

Lädt an derselben Wallbox auch ein privates Auto, müssen die Ladungen des Dienstwagens getrennt nachweisbar sein. Für ein privates Fahrzeug des Mitarbeiters gilt die Steuerfreiheit nicht: Erstattete Stromkosten sind dann steuerpflichtiger Arbeitslohn (Rn. 25).

6. Belege für öffentliches Laden

Lädt der Mitarbeiter unterwegs an einer öffentlichen Säule und bezahlt selbst, kann dieser Strom zusätzlich anhand der Belege erstattet werden (Rn. 31).

Der Prozess im Unternehmen

Ein fester Ablauf vermeidet Rückfragen. Sinnvoll sind diese Bausteine:

Regelung oder Dienstwagenrichtlinie anpassen. Halten Sie schriftlich fest, dass die Monatspauschale entfällt, welche Nachweise Sie erwarten, in welcher Form und bis wann. Die konkrete Formulierung stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro ab.

Preisbasis je Kalenderjahr festlegen. Zwischen Tarif und Strompreispauschale wird einheitlich für das Kalenderjahr gewählt (Rn. 30); ein Wechsel während des Jahres ist nicht vorgesehen. Legen Sie mit dem Mitarbeiter vor Jahresbeginn fest, welcher Weg gilt, und dokumentieren Sie die Wahl.

Monatlichen Nachweis einführen. Ein fester monatlicher Abgabetermin verhindert, dass Ladungen erst am Jahresende nachgetragen werden. Zeitnah erfasste Ladungen sind der sauberere Nachweis als eine Rekonstruktion im Nachhinein.

Zuständigkeit klären. Wer prüft die Nachweise, wer gibt frei, wer übernimmt die Abrechnung in der Lohnbuchhaltung?

Ablage regeln. Legen Sie Report, Tarifnachweis und Belege für öffentliches Laden gemeinsam ab, damit die Berechnung später nachvollziehbar bleibt.

Zähler-Ausstattung prüfen. Nicht jeder Mitarbeiter hat einen gesonderten Zähler. Klären Sie, wer die Kosten für einen Zähler oder eine Wallbox trägt.

Typische Fehler aus Arbeitgebersicht

Die alte Pauschale weiterzahlen

Die Monatspauschalen gelten nur noch für Lohnzahlungszeiträume, die vor dem 1. Januar 2026 enden. Wird 2026 weiter pauschal gezahlt, sollten Sie das umgehend mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater klären.

Schätzungen akzeptieren

„Ungefähr 200 kWh im Monat" ist kein Nachweis. Ohne gemessene Menge gibt es weder für den Tarif noch für die Strompreispauschale eine Grundlage.

Den Grundpreis vergessen

Wird nach Tarif abgerechnet und nur der Arbeitspreis angesetzt, ist die Erstattung zu niedrig angesetzt: Der Grundpreis ist anteilig zu berücksichtigen (Rn. 28). Bei der Strompreispauschale ist er bereits enthalten.

Eigenbelege als Preisnachweis annehmen

Eine selbst erstellte Aufstellung des Mitarbeiters über seinen Strompreis reicht nicht (Rn. 28). Maßgeblich ist der Vertrag mit dem Stromanbieter.

Die Preisbasis im Jahr wechseln

Tarif im ersten Halbjahr, Strompreispauschale im zweiten: Das ist nicht vorgesehen. Die Wahl gilt einheitlich für das Kalenderjahr.

Privatfahrzeuge mit abrechnen

Ohne Trennung je Fahrzeug fließen Ladungen eines privaten Zweitwagens in die steuerfreie Erstattung ein. Achten Sie darauf, dass die Nachweise erkennen lassen, welche Ladungen auf den Dienstwagen entfallen.

Österreich: § 4c Sachbezugswerteverordnung

Haben Sie Mitarbeiter in Österreich, gilt dort eine eigene Regelung nach § 4c Sachbezugswerteverordnung; Details finden Sie im Grundlagenartikel.

Wie Mitarbeiter den Nachweis mit LadeKosten liefern

Viele Fragen dieses Leitfadens beantwortet ein einheitlicher Nachweis. Mit der LadeKosten App erstellen Mitarbeiter ihn selbst:

  • Automatische kWh-Erfassung: Über die Wallbox-Integration werden Ladevorgänge mit den kWh aus dem Wallbox-Zähler erfasst. Manuell erfasste Ladungen lassen sich als „per Zähler abgelesen" kennzeichnen.
  • Dienstwagen markieren: Das Fahrzeug wird als Dienstwagen markiert; so sind seine Ladungen von denen privater Fahrzeuge getrennt.
  • Beide Preiswege: Die App rechnet mit dem Tarif samt Grundpreis-Anteil oder mit der Strompreispauschale.
  • Erstattungs-Report als PDF: Ein monatlicher Report mit allen Ladevorgängen, gerechnet nach dem BMF-Schreiben vom 11.11.2025, mit Erklärung und Unterschriftszeile des Mitarbeiters. Für Österreich rechnet die App den Kostenersatz nach § 4c Sachbezugswerteverordnung.

Die App arbeitet offline und ohne Konto; die Daten bleiben auf dem Gerät des Mitarbeiters. Bei mehreren Mitarbeitern liefert deshalb jeder seinen eigenen Report, den Sie wie jeden anderen Nachweis prüfen und ablegen. Mitarbeiter können LadeKosten 14 Tage kostenlos testen.

Checkliste für Arbeitgeber

  1. Monatspauschale eingestellt? Für Lohnzahlungszeiträume ab Januar 2026 ist sie nicht mehr vorgesehen.
  2. Regelung angepasst? Nachweise, Form und Abgabetermin schriftlich festgelegt.
  3. Zähler vorhanden? Jeder Mitarbeiter mit Heimladung misst über einen gesonderten Zähler, etwa in der Wallbox oder im Fahrzeug.
  4. Preisbasis für das Kalenderjahr festgelegt? Tarif mit anteiligem Grundpreis oder Strompreispauschale, je Mitarbeiter dokumentiert.
  5. Tarifnachweis vorhanden? Bei Abrechnung nach Tarif: Vertrag mit dem Stromanbieter, kein Eigenbeleg.
  6. Grundpreis-Anteil geregelt? Aufteilungsgrundlage einheitlich festgelegt.
  7. Dienstwagen und Privatfahrzeuge getrennt? Nur Ladungen des Dienstwagens werden steuerfrei erstattet.
  8. Öffentliches Laden berücksichtigt? Belege für selbst bezahlte Ladungen eingeplant.
  9. Lohnabrechnung angepasst? Zuständigkeit geklärt, Auslagenersatz korrekt abgebildet.
  10. Ablage geregelt? Report, Tarifnachweis und Belege gemeinsam abgelegt, damit die Berechnung nachvollziehbar bleibt.

Quellen

Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie Sie die Erstattung in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Lohnbüro.

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